La protezione dei dati sensibili e giudiziari nella scuola. Il DM 305/2007 disegna il quadro generale
Si tratta di un provvedimento importante, previsto dagli articoli 20 e 21 del D. L.vo 196/03 e più volte sollecitato dal Garante per la protezione della privacy, che specifica i tipi di dati che possono essere trattati dalla scuole, le operazioni che su di essi sono eseguibili e le finalità di rilevante interesse pubblico perseguite.
Senza l’adozione del Regolamento, che risponde alle prescrizioni del Garante non sarebbe stato possibile, nelle scuole, operare il trattamento dei dati sensibili e giudiziari, dopo il 28 febbraio 2007. In tale data sarebbe scaduta l’ennesima proroga dei termini stabilita da successivi interventi legislativi del governo e del parlamento.
Il testo del Regolamento, molto snello ed essenziale, è suddiviso in 3 articoli nei quali si richiama il D.L.vo 196/03 e si sottolinea l’obbligo di trattare dati sensibili e giudiziari solo previa verifica della loro pertinenza, completezza e indispensabilità rispetto alle finalità perseguite nei singoli casi, specie quando la raccolta non avvenga presso l’interessato. (art. 2)
Sono parte integrante del Regolamento 7 schede che
individuano tutti i dati sensibili e giudiziari trattati
dalle scuole, suddividendoli in ambiti:
Scheda n. 1 – Selezione e reclutamento a TI e TD
e gestione del rapporto di lavoro;
Scheda n. 2 – Gestione del contenzioso e
procedimenti disciplinari;
Scheda n. 3 – Organismi collegiali e commissioni
istituzionali;
Scheda n. 4 – Attività propedeutiche all’avvio
dell’anno scolastico;
Scheda n. 5 – Attività educativa, didattica e
formativa e di valutazione;
Scheda n. 6 – Scuole non statali (relativamente
agli eventuali dati sensibili e giudiziari che emergono
nell’attività di vigilanza e controllo effettuata
dall’Amministrazione e dai dirigenti scolastici delle
scuole primarie incaricati della vigilanza sulle scuole
non statali autorizzate);
Scheda n. 7 – Rapporti Scuola-Famiglie: gestione
del contenzioso.
Ogni scheda consente alle scuole di individuare
chiaramente i trattamenti consentiti, le finalità di
rilevante interesse pubblico perseguite, le fonti
normative, i soggetti esterni pubblici e privati a cui è
possibile comunicare i dati, i tipi di dati trattati.
Inoltre è molto importante non perdere di vista il
contesto in cui il trattamento si svolge descritto in
maniera riassuntiva dalle schede medesime.
Ad esempio per le operazioni propedeutiche di avvio
dell’anno scolastico (scheda n.4) non è consentito il
trattamento dei dati relativi alle convinzioni
filosofiche, che invece è consentito per la gestione del
contenzioso e procedimenti disciplinari (scheda n.2).
In pratica, le schede, sono molto importanti dal
punto di vista operativo e costituiscono una ”guida”
obbligatoria da cui le scuole non possono derogare.
Ad esempio, nella gestione del rapporto di lavoro
(scheda n. 1), i dati idonei a rilevare l’adesione al
sindacato possono essere trattati solo per operare la
ritenuta sindacale e per l’esercizio dei diritti
sindacali. Un trattamento per fini diversi sarebbe
illegittimo.
L’adozione del Regolamento da parte del Ministero non
richiede una successiva adozione da parte delle scuole,
obbligate per legge a rispettarlo, ma comporta la
necessità di rivedere e modificare alcuni atti già
adottati e i procedimenti interni alla scuola seguiti
nel trattamento dei dati sensibili e giudiziari.
E’ necessario infatti che: